入退場管理システム導入の全知識！メリット・選び方・費用まで徹底解説

企業のセキュリティ対策や業務効率化の重要性が高まる中で、「入退場管理システム」への関心が高まっています。物理的な鍵の管理に手間がかかったり、従業員の正確な労働時間を把握できなかったりといった課題を抱えてはいないでしょうか。システムを導入することで、これらの課題を解決し、より安全で効率的なオフィス環境を構築できます。
本記事では、入退場管理システムの基本的な知識から、導入のメリット、具体的な選び方、そして気になる費用相場までを網羅的に解説します。

入退場管理システムとは？なぜ今必要とされている？

入退場管理システムとは、ICカードやスマートフォン、生体認証（顔や指紋）などを用いて、「いつ」「誰が」「どこに」出入りしたのかを正確に記録・管理する仕組みのことです。従来のアナログな鍵管理とは異なり、個人ごとにアクセスできるエリアや時間帯を柔軟に設定できるため、企業の物理的セキュリティを大幅に向上させます。現代の企業活動において、入退場管理システムの必要性は増すばかりです。背景には、働き方の多様化やコンプライアンス遵守の要請があります。

フリーアドレスの導入やシェアオフィスの利用が広がる中で、人の出入りは以前より複雑化しています。また、個人情報保護法やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証取得において、部外者の侵入防止や情報資産の保護といった物理的かつ環境的なセキュリティ対策が厳しく求められるようになりました。信頼性の高い入退場管理は、企業の社会的信用を維持し、事業を継続していく上で不可欠な要素となっています。

入退場管理システム導入の主なメリット

入退場管理システムの導入は、単にセキュリティを高めるだけでなく、企業の運営全体に多くの利点をもたらします。ここでは、代表的な4つのメリットについて具体的に説明します。

メリット1：外部からの不審者の侵入を防ぎセキュリティを強化できる

最大のメリットは、セキュリティレベルの飛躍的な向上です。認証された人物しか入室できないように制限することで、関係者を装った不審者の侵入や盗難のリスクを大幅に低減できます。物理的な鍵のように、複製されたりピッキングされたりする心配もありません。万が一、不正なアクセスが試みられた場合でも、システムに履歴が残るため、迅速な原因究明と対策が可能になります。

メリット2：内部統制を強化し情報漏えいのリスクを低減できる

セキュリティリスクは外部からだけとは限りません。入退場管理システムは、内部からの情報漏えい対策にも効果を発揮します。役職や部署に応じて、サーバー室や役員室といった特定のエリアへのアクセス権限を細かく設定できます。「誰が」「いつ」重要なエリアに入室したかの記録がすべてログとして残るため、不正行為に対する強力な抑止力となります。

メリット3：勤怠管理の正確性を高め業務が効率化する

多くの入退場管理システムは、勤怠管理システムとの連携が可能です。オフィスの入退場記録をそのまま出退勤の打刻データとして活用することで、タイムカードの押し忘れや不正打刻を防ぎ、客観的で正確な労働時間を把握できます。サービス残業の防止や長時間労働の是正にもつながり、健全な労務管理を実現します。管理部門の集計作業も自動化されるため、業務の大幅な効率化が期待できます。

メリット4：物理鍵を管理する煩雑さから解放される

従業員の入退社や部署異動のたびに発生する、物理的な鍵の貸与や回収といった作業は、管理部門にとって大きな負担です。鍵の紛失時には、シリンダー交換などで高額な費用が発生するリスクもあります。入退場管理システムを導入すれば、管理業務はすべてパソコンやスマートフォンの管理画面上で完結します。権限の付与や削除も数クリックで完了するため、管理コストと手間を大幅に削減できます。

入退場管理システムの主な認証方法

入退場管理システムには様々な認証方法があり、それぞれに特徴があります。セキュリティレベルや利便性、コストを考慮して、自社に最適な方法を選択しましょう。

ICカード認証

社員証や交通系ICカードを専用のリーダーにかざして認証する方法です。多くの従業員が既に何らかのICカードを所持しているため、導入のハードルが低いのが特徴です。比較的低コストで導入できる一方で、カードの紛失や盗難、貸し借りによるなりすましのリスクも考慮する必要があります。

生体認証（顔・指紋など）

顔や指紋、静脈といった個人の身体的特徴を利用して本人確認を行う方法です。認証精度が非常に高く、紛失や盗難、なりすましのリスクが極めて低いため、最も高いセキュリティレベルを確保できます。ハンズフリーで認証できる顔認証は利便性も高いですが、他の方法に比べて導入コストが高くなる傾向があります。

スマートフォン認証

従業員が所有するスマートフォンを鍵として利用する方法です。専用アプリを通じて、BluetoothやNFC、QRコードを使って解錠します。物理的なカードを発行する必要がなく、一時的な来客者にも簡単にアクセス権限を付与できるため、利便性に優れています。スマートフォンの充電切れや故障時には利用できなくなる点に注意が必要です。

暗証番号認証

テンキーに事前に設定した暗証番号を入力して解錠する方法です。物理的な鍵やカードが不要で、手軽に導入できる点がメリットです。番号の漏洩や盗み見のリスクがあり、定期的な番号変更の手間も発生するため、セキュリティレベルは他の方法に比べて低いとされています。他の認証方法と組み合わせて二要素認証として利用されることもあります。

入退場管理システムの選び方と比較ポイント

自社に最適な入退場管理システムを導入するためには、いくつかの重要なポイントを比較検討する必要があります。ここでは、選定時に必ず確認すべき5つのポイントを解説します。

ポイント1：クラウド型かオンプレミス型かを決める

システムには、インターネット経由でサービスを利用する「クラウド型」と、自社内にサーバーを設置して運用する「オンプレミス型」があります。クラウド型は初期費用を抑えられ、どこからでも管理できる手軽さが魅力です。一方、オンプレミス型は自社のセキュリティポリシーに合わせて柔軟にカスタマイズできる点がメリットですが、初期投資が大きくなる傾向があります。

ポイント2：設置方法と対応できる扉を確認する

システムの設置方法には、既存の鍵の上から取り付ける「後付け型」や、錠前自体を交換する「交換型」などがあります。賃貸オフィスなどで原状回復が必要な場合は、工事不要の後付け型が適しています。自動ドアや引き戸、ガラス扉など、設置したい扉の種類に対応しているかどうかも事前に必ず確認しましょう。

ポイント3：必要なセキュリティレベルを明確にする

どの程度のセキュリティレベルが必要かを明確にしましょう。例えば、企業の入り口は利便性を重視してICカード認証、機密情報を扱うサーバールームはなりすましリスクの低い生体認証、といったように場所に応じて認証方法を使い分けることで、コストとセキュリティのバランスを取れます。

ポイント4：既存のシステムと連携できるか確認する

勤怠管理システムや監視カメラ、人事管理システムなど、既に社内で利用している他のシステムと連携できるかも重要な選定ポイントです。特に勤怠管理システムとの連携は、労務管理を大幅に効率化するため、多くの企業で重視されています。API連携の可否や連携実績などを確認しておきましょう。

ポイント5：サポート体制は充実しているか確認する

入退場管理システムは、トラブルが発生すると業務に大きな支障をきたす可能性があるため、導入後のサポート体制は非常に重要です。24時間365日の電話サポートや、機器故障時の無償交換など、万が一の際に迅速に対応してくれるベンダーを選ぶと安心です。導入時の設置工事から運用後の保守まで、一貫してサポートしてくれるかも確認しましょう。

入退場管理システムの価格相場

入退場管理システムの導入にかかる費用は、「初期費用」と「月額費用」に大別されます。企業の規模や選択するシステム、設置する扉の数によって費用は大きく変動します。

初期費用について

初期費用には、認証リーダーや制御コントローラーといった機器の購入費用や、設置工事費が含まれます。工事不要の後付け型クラウドシステムであれば初期費用が無料のプランもありますが、電気錠の設置など大掛かりな工事が必要な場合は、数十万円以上の費用がかかることもあります。

月額費用（ランニングコスト）について

月額費用は、主にクラウドサービスの利用料や保守サポート費用です。料金体系は、扉1つあたりで課金されるプランが一般的で、相場は1扉あたり月額5,000円から15,000円程度です。利用する機能やユーザー数によって変動する場合もあるため、自社の利用規模に合った料金プランかしっかりと確認しましょう。

まとめ

入退場管理システムは、企業のセキュリティを強化し、勤怠管理や鍵管理の業務を効率化するための強力なツールです。自社の課題や目的を明確にし、本記事で解説した認証方法や選び方のポイントを参考に、最適なシステムを選定してください。適切なシステムを導入することは、従業員が安心して働ける環境づくりと、企業の持続的な成長につながります。

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